¿QUÉ
ES UN EXPEDIENTE MÉDICO?
Acuerdo a expertos de DIM,
una empresa de destrucción de
documentos, un “historial médico” es un término
general para toda la información recopilada sobre un paciente con el propósito
de tratar a ese paciente, incluyendo:
§ Notas
de progreso
§ Cartas
de especialistas y otras correspondencias
§ Resultados
de la prueba
§ Rayos X
y exploraciones
§ Fotografías
§ Grabaciones
digitales
§ Libros
de citas y cuentas de pacientes
Según los expertos de destrucción de documentos, los registros
médicos deben incluir la siguiente información:
§ Identificación
del paciente
§ Información
relevante para el diagnóstico o tratamiento
§ Plan de
tratamiento
§ Medicación
y niveles de dosificación
§ Información
y asesoramiento, discusiones de consentimiento
§ Detalles
de cualquier procedimiento médico o quirúrgico
§ Resumen
de salud que es fácilmente accesible, incluyendo historia significativa,
medicamentos, alergias
¿CÓMO DEBEN ALMACENARSE LOS REGISTROS MÉDICOS?
Los registros médicos pueden guardarse en papel o en formato
electrónico, o una combinación de ambos que sea fácil para destrucción de
documentos. Cuando se utiliza un “híbrido” de registros de papel y
electrónicos, se requiere un sistema para hacer una referencia cruzada a los
registros de cada paciente.
¿CUÁNTO TIEMPO DEBEN MANTENERSE LOS REGISTROS
MÉDICOS?
Los registros médicos deben ser conservados durante el tiempo
requerido por la legislación pertinente del estado o del territorio para
destrucción de documentos confidenciales. Por lo general, esto significa que
los expedientes médicos inactivos del paciente individual deben mantenerse
hasta que el paciente haya alcanzado la edad de 25 años o por un mínimo de
siete años desde el último contacto, lo que sea más largo.
DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS CONFIDENCIALES O REGISTROS
MÉDICOS EN PAPEL
Se permite la eliminación de copias en papel de notas que se han
transferido o escaneado en los registros electrónicos siempre y cuando la
destrucción de documentos se haga de una manera que preserve la
confidencialidad y cumpla con los requisitos legales. Se debe mantener un
registro de todos los registros que se han destruido.
MANTENER REGISTROS MÉDICOS SEGUROS
Las organizaciones que tienen información de salud deben tomar
medidas razonables para proteger la información de la pérdida y el uso no
autorizado o divulgación. Según expertos de destrucción de documentos, para
garantizar que los registros electrónicos se mantengan a salvo de daños,
pérdida o robo, debe realizarse una copia de seguridad completa del registro de
la computadora y de los discos de copia de seguridad almacenados fuera del
sitio. Las computadoras deben estar protegidas por contraseña y las contraseñas
cambiarán de forma regular.
Busque asesoramiento de un especialista en TI en relación con la
protección contra el acceso no autorizado, la modificación de registros, virus
informáticos, firewalls y la calidad de resolución de los documentos escaneados
o ayuda de una empresa profesional de destrucción de
documentos.
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