Además de los impuestos, lo que une a cada negocio es que poseen
información altamente sensible que no debe ser vista por personas no
autorizadas. Mientras que algunos documentos pueden ser destruidos minutos
después de la impresión, las regulaciones pueden requerir que otros sean
archivados de algunos años a permanentemente. Pero entre estos dos extremos de
la escala, su organización puede potencialmente tener un gran volumen de datos
impresos ocupando el espacio como un pasivo, tanto desde una perspectiva legal
como de seguridad de la información y destrucción de documentos.
Según expertos de destrucción de
documentos de
Dim Destrucción, dependiendo de cuánto tiempo ha estado en el negocio, el
número de sitios físicos y el número de personas que emplea, es posible tener
cientos de miles, sino millones, de páginas de copias impresas almacenadas en
toda su empresa – gran parte de los cuales son datos confidenciales que pueden
ser destruidos con ayuda de una empresa de destrucción de papel.
Las empresas deben tener la política de retención de registros y
destrucción de documentos. Desde registros de marcas, registros de seguridad,
hasta registros de jubilación, pensión y mucho más, hay mucho que necesita ser
retenido. Pero una vez que el período de retención ha terminado, gran parte de
esos documentos pueden ser destruidos mencionan expertos de destrucción de
papel. A continuación se muestra una lista parcial de los tipos de información que
absolutamente debe ser triturado cuando ya no se necesita.
También hay que tener en cuenta varios reglamentos. Por ejemplo,
Sarbanes-Oxley se ocupa de la destrucción de documentos empresariales,
registros y convierte la destrucción de
papel en
un proceso que debe ser cuidadosamente monitoreado. Si el proceso no se sigue,
los ejecutivos pueden encontrarse bajo acusación. Haber documentado formalmente
políticas de retención de datos es un requisito.
Además de las cuestiones reglamentarias y éticas en torno a
mantener esas copias impresas seguras, la realidad es que muchos de sus
competidores adorarían poner sus manos sobre los documentos que estás tirando
mención expertos de destrucción de documentos de Dim Destrucción. E incluso si
sus competidores no están indagando en tus contenedores, otros pueden hacerlo e
intentar vender sus secretos a sus competidores.
Además, la recesión actual significa que las organizaciones
pueden tener que lidiar con empleados descontentos y enojados, así como
aquellos que piensan que su trabajo o empresa pronto será eliminado. Con eso,
el riesgo de un mal uso de información sensible es aún mayor.
En pocas palabras, las prácticas eficaces de destrucción de
documentos impiden que la información caiga en manos equivocadas. Quizás el
ejemplo más omnipresente de esto son los recibos de la carga de la tarjeta de
crédito, que se recuperan de los compartimientos de basura por los buceadores
de contenedores, que con frecuencia lo hacen con la intención de utilizar la
información para las órdenes en línea o por teléfono. Muchas empresas descartan
tal información de pago sin controles efectivos de destrucción de papel. Si no
se utilizan tales controles, la información desenterrada de la investigación
posterior al fraude podría ser muy embarazosa para explicar a los clientes, y
también podría convertirse en una pesadilla de relaciones públicas o un costoso
problema legal.
0 comments:
Post a Comment