Imagínese que usted es el gerente de un hospital
grande que está siendo demandado después de 1000 hojas de registros médicos
encontraron su camino en las manos de un periodista o un ladrón. Cuando el
abogado del demandante preguntaría cómo hacen destrucción de documentación
confidencial, una respuesta como " La persona de informática lo hace cada
vez que puede" es similar a declararse culpable. Por el contrario, una
empresa de destrucción de documentación
confidencial certificada por la
asociación NAID (National Association of Information Destruction)
que hace bien su destrucción de documentación confidencial periódicamente protegería usted de
responsabilidad significativa.
El problema no es necesariamente la frecuencia de
destrucción de documentación confidencial; más bien si se hace sobre una base
formal, basado en factores de riesgo específicos de la empresa. Como parte de
una supervisión eficaz, un sistema formal de destrucción de documentación
confidencial debe ser creado y aplicado. Si la destrucción de documentación
confidencial se realiza de hecho de una manera formal, documentada, y se
realiza de forma programada; abogados del demandante tendrán mucho menos contra
su empresa, lo que probablemente podría ser juzgada positivamente por un
jurado.
Uno de los aspectos más importantes de un plan formal
para la destrucción de documentación confidencial es la consistencia. Si una empresa
es inconsistente en lo que destruye, esto demuestra una falta de diligencia,
además de la aparición de tratar de ocultar algo.
Como parte de proceso formal de destrucción de
documentación confidencial, las empresas dan cuenta también que hay muchos elementos
a la destrucción de documentación confidencial que deben ser incorporados en el
proceso. Uno de ellos es el concepto de suspensión de destrucción de
documentación confidencial. La razón de esto es que hay momentos en que una
empresa debe detener sus actividades de destrucción de documentación
confidencial. Si se recibe una petición de descubrimiento legal, las políticas
deben estar en su lugar para asegurar que todas las actividades organizadas y
periódicas de destrucción de documentación confidencial deben ser
inmediatamente suspendidas hasta que el departamento legal determina si estas
actividades ponen en peligro de datos solicitados.
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