La mayoría de las empresas,
independientemente de su tamaño, recogen información confidencial de los
clientes y los empleados sin contar con servicios de empresa de destrucción de
papel para destrucción de documentación confidencial. Esto incluye los nombres,
fechas de nacimiento, direcciones, números de seguridad social y mucho más. En
las manos equivocadas, esta información puede causar un montón de problemas con
el robo de identidad, tanto para el individuo y la sociedad.
Según expertos de empresa de destrucción de papel, varias leyes están en su lugar de dictar
cómo la información confidencial se almacena y asegurada, y, cuando llegue el
momento, hacer la destrucción de documentación confidencial. Muchas industrias
tienen sus regulaciones de destrucción de documentación confidencial también,
como la industria médica (HIPAA), la industria de crédito (FACTA), la industria
bancaria (GLAB) y agencias gubernamentales (GSA).
También es importante tener en
cuenta que con los grandes avances en la tecnología, la destrucción
de documentación confidencial se
extiende más allá de los archivos de papel, sino que también incluye
dispositivos de almacenamiento digital, tales como unidades de disco, / DVDs,
unidades flash USB de disco de CD y ordenadores portátiles. Algunas empresas de
destrucción de papel también pueden destruir los prototipos y muestras de
productos para ayudar a proteger secretos de la compañía.
Una buena política de gestión
de documentos es útil con la formación de los empleados de cómo manejar
materiales delicados. Estas son algunas de las normas a tener en cuenta al
crear las políticas y procedimientos con la ayuda de empresa de destrucción de
papel.
SERVICIOS DE NAID-CERTIFICADOS
La Asociación Nacional para la
Destrucción de la Información, o NAID, es un grupo sin fines sin lucro que
certifica documentos y otras empresas de destrucción de información privada.
NAID asegura que compañías sigan todas las regulaciones gubernamentales, tanto
federales como locales, y estén manteniendo todos los servicios de trituración
y destrucción de documentación confidencial. Se requieren varias industrias
para utilizar un servicio de destrucción de papel NAID-certificada, para cuidar
de sus necesidades destrucción de documentación confidencial. Estos servicios
están equipados y entrenados para cumplir con las regulaciones de privacidad de
información, incluyendo HIPAA, FACTA, GLAB y GSA según expertos de Dim
Destruición una empresa de destrucción de papel en México.
TAMAÑOS
DE TRITURACIÓN
Algunas leyes regulan realmente
el tamaño de la trituración necesaria para destrucción de documentación
confidencial. Hay seis tamaños para elegir. El nivel 1 es una pizca de banda de
corte estándar que se encuentra generalmente en trituradoras de papel. Esto
está bien para el correo no deseado, pero la información más sensible requiere
fragmentos más pequeños que son más difíciles de reconstruir. Nivel 5 es un
pequeño fragmento de corte transversal, mientras que la más segura, Nivel 6, se
refiere a menudo como confeti. HIPAA y otros documentos confidenciales requieren
este nivel superior de la trituradora según expertos de Dim Destruición una
empresa de destrucción de papel en México.
NO VER, NO MANTENER
Cuando es hora de destruir los
documentos que contengan confidencialidad del cliente y la información de los
empleados, estos archivos se necesitan proteger para que no caigan en las manos
equivocadas antes de que puedan ser destruidos. Consolas aseguradas o
contenedores de recogida, son una manera fácil de mantener la información
segura. Con una pequeña ranura para deslizarse en el documento, estas consolas
no se pueden abrir, excepto por una persona entrenada, certificada y
autorizada. Incluso entonces, estos profesionales de empresa de destrucción de
papel son instruidos para no manejar la información confidencial sino más bien
transportar los contenedores hasta el punto de destrucción de documentación
confidencial. Allí, los contenedores son desbloqueado e inmediatamente
descargados para que el trabajador no maneja físicamente o vea los documentos.
Esto reduce enormemente la posibilidad de que alguien sea capaz de agarrar esa
información. También es un requisito para varias industrias.
CERTIFICADO DE DESTRUCCIÓN
Una vez que los archivos han
sido destruidos, debes conservar el certificado de destrucción de documentación
confidencial. Esta es la prueba física que has tomado todas las medidas
necesarias y adecuadas para asegurar tus documentos importantes fueron
triturados correctamente. Cada empresa de destrucción de papel NAID
certificada, proporciona esta prueba. Mantenga este seguro ya que a menudo las
industrias son auditadas para garantizar el cumplimiento. Si su empresa es
auditada este certificado de destrucción es la prueba de que usted y su
personal están siguiendo las reglas.
La mejor manera de prevenir el
robo de identidad es ser precavido. Una forma de estar preparado es la
implementación de políticas y procedimientos que son seguros y en línea con los
requisitos y normativas legales de la empresa. Incluso si su empresa no está
obligada a ser lo más cuidadosa con su información confidencial, las buenas
prácticas con ayuda de empresa de destrucción de papel siempre traen otra capa
de protección y tranquilidad.
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